Comment classer ses papiers personnels
Par Touline le 6 juillet 2009, 15:26 - Les astuces du bosco - Lien permanent
Juillet déjà ! Les vacances se profilent, le rythme ralentit.
Et le temps de l’archivage arrive. Au bureau c’est un grand classique.
Mais chez soi ? Même à la maison, il arrive d’être envahi de papiers entassés. Alors autant s’y mettre maintenant pour partir tranquille….
Mes lecteurs fidèles se souviendront peut-être d’un de mes billets, un peu ancien il est vrai : toute pile de papiers est une pile de décisions non prises. Pile ou tas, s’entend ! Il avait suscité à son époque, 2 ans déjà, quelques échanges intéressants sur la verticalité ou la psychologie de la pile.
La première décision est d’attaquer cette pile, alors place à la technique :
Prendre la pile (ou tas) et prendre les papiers un par un en les dispatchant en 3 piles :
A traiter - A classer - A jeter
En appliquant quelques principes :
- Rendez-vous sur ce site du service public (allons à la source) pour savoir ce qu’il convient de garder et combien de temps (cela ne sert à rien de garder 10 ans vos factures de téléphone. Et il n’y a pas de « okazou » qui tienne),
- Plus vous gardez de papiers, plus vous en avez, plus c’est long à classer, plus cela prend de la place, plus c’est laborieux pour retrouver quelque chose,
- Rappelez-vous cet axiome : "tout document inclassable peut être jeté immédiatement, il ne sera jamais retrouvé". Et si vous hésitez à jeter, dites-vous que si vous retrouvez ce papier dans 6 mois, vous le jetterez, alors autant le faire tout de suite.
- De plus en plus d’organisme (et je pense à EDF, téléphone, ou certain vendeur d’électroménager) proposent les factures en ligne. Pratique, bon pour la planète… pensez-y.
Ces trois piles une fois constituées, prendre la première "A traiter"… et traitez !
Bon, j’admets qu’il reste souvent, une chemise « A faire », et/ou « En attente », car tout ne peut pas être traité immédiatement (il faut bien garder quelques décisions pour plus tard).
Après traitement et mise à part cette exception, la pile va se répartir sur les 2 restantes : A classer ou à jeter.
Prenez la pile à jeter et… brulez, déchirez, détruisez ou lacérez les papiers, c’est au choix.
Je n’ai pas fait de statistiques mais empiriquement, vous vous retrouvez avec environ une moitié des décisions de prises ou... des papiers en moins. Pas mal non ?
Maintenant trions cette pile à classer :
Faites un premier tri un peu primaire : énergies, communications, assurances, maison, salaires, enfants, santé, biens d’équipement, impôts, banque….
Reprenez chaque pile ainsi formée et affinez votre tri. Par exemple Impôts comprend impôt sur le revenu qui comprend déclaration, avis,… Il ne reste plus qu’à ranger dans la bonne sous-chemise/chemise/boite/classeur.
Parce que bien sûr votre plan de classement est déjà fait.
Et pour les puristes, bien sur, classer les documents dans l’ordre chronologique, enfin le plus récent sur le dessus…
Quelques conseils supplémentaires du bosco (du vu ou du vécu !)
- Pas la peine de garder les enveloppes (sauf les recommandés), cela prend de la place, ne sert à rien et oblige à retirer de l’enveloppe pour voir le thème ou la date,…
- Savoir s’il faut classer les contrats d’assurance tous ensemble ou selon le thème : maison, voiture… est un débat intéressant mais à mon sens improductif, l’important est de classer toujours de la même façon,
- Si acheter de jolies boîtes décoratives vous aide à classer, pourquoi pas… si elles ne restent pas emballées 3 ans…
- Si vous pré-classez vos documents à leur arrivée dans un trieur, cela vous facilitera le travail ensuite et évitera le syndrome de la pile décourageante,
- Evitez d’utiliser 15 boites rigides extraplates pour le même dossier volumineux (même si c’est de la récup’),
- N’oubliez pas d’écrire le thème sur le la boite ou dossier,
- Prévoyez les boites ou classeurs un peu grands, pour pouvoir ajouter facilement des papiers : rien de pire que de manipuler des dossiers ventrus ou des boites déformées et impossibles à fermer.
- Le fin du fin : utilisez le même plan de classement pour vos documents électroniques sur votre micro.
Convaincu ?
Commentaires
Ah bah là, tu parles à une convertie !!
Je suis la reine de la pile à trier et du classeur/trieur/chemise, tout ça dans un meuble ultra particulier à dossiers... Ah bah on est maniaque ou on l'est pas
@Evy : bienvenue au club !
Merci Touline pour cette méthodologie. Idem pour moi, grande "rangeuse" devant l'éternel!!
Je me suis aussi sérieusement posé la question de l'archivage numérique: il existe maintenant des sociétés qui proposent des "coffres forts" numériques dédiés, avec système de classement, mots clés , accès autorisés possibles à certains types de documents pour d'autres, certificat numérique, etc. Cela suppose de tout scanner, mais, beaucoup moins de papier (maintenant à vérifier la validité juridique; normalement, avec le certificat, c'est reconnu). Mais pour l'instant, un peu trop cher.
Bon, maintenant, faut faire pareil avec les fringues;
allez zou..............
@Véronique : tu es en avance aussi dans ce domaine ! On y viendra mais il faudra encore un peu de temps. Je scanne un peu mais cela reste en local ou en données simples sur des espaces dédiés.
@Pascale : c'est souvent encombrant aussi. Et tu jettes aussi ?
Ca me fait rigoler, parce que... autant au boulot je suis maniaque, je veux que ce soit bien classé pour m'y retrouver, mais alors chez moi......... Là ça s'empile depuis que j'ai repris le boulot, il serait grand temps que je fasse du tri et du classement ! :D Un week-end, peut-être ?
@Aurélie : tu n'es pas la seule dans ce cas, j'ai pu le constater chez plusieurs personnes (et le contraire aussi !), il doit bien y avoir une explication ? Ce peut être le temps effectivement, mais pas seulement ?
Bon courage pour t'y mettre
Je me demande si je suis normale moi, en lisant tous ces commentaires !
Ben oui euuuhhh, en fait il n'existe pas de piles de papier à classer chez moi, puisque j'ai pour habitude de tout trier, traiter et jeter au fur et à mesure !
Je vous assure que cela évite le stress estival du classement vertical !
Ce qui est chouette, c'est que cela ne dure que quelques secondes (à comparer aux quelques heures passées entre le classement de la pile à traiter, la pile à trier et la pile à jeter !)
Mais le plus dur est de s'y tenir à ce classement régulier !
@Pauline : même pas une toute petite pile ? Ceci dit, je te comprends, je suis un peu comme ça...
Touline: Je jette énormément au grand dam de ma famille qui surveille mes poubelles!
bizou
et merci encore pour ce papier du parfait "serial trieur"
alors euuh ... y a une toute tite pile oui en effet.
Mais je suis rassurée de savoir que tu es aussi une grande maniaque des papiers !
@pascale : bon, il faut aller faire un tour en Alsace alors si tu es "sérial jeteur" ?
@Pauline : un peu comme Pascale, je jette beaucoup aussi....
Coucou Touline,
Je Hais le papier, je fais comme Pauline, je jette au fur et à mesure !!
@Kiwi : et comme Pascale...
J'espère que tu n'inclues pas les livres dans ta haine du papier. C'est une chose que je ne peux pas jeter...
Par contre je suis un peureux du jetage! A chaque fois que je retrouve de la paperasse, je me dit qu'il pourrait me servir plus tard, etc... Donc je ne jettep as, et donc s'a s'empile et donc je me tape la fameuse séance de triage de fin d'année...!
Bravo pour l'action immédiate !
Intéressant, c'est vrai qu'on se demande toujours quoi garder et pour combien de temps. Ceci étant, reste encore a le faire!perso, j'utilise sur mon iPhone archiv-it qui me permet facilement de scanner mes docs, les archiver/ranger et de les retrouver en 2secondes. Le tout est sauvegarde sur mon pc.