Touline, cap sur la Bretagne

Juillet déjà ! Les vacances se profilent, le rythme ralentit.
Et le temps de l’archivage arrive. Au bureau c’est un grand classique.
Mais chez soi ? Même à la maison, il arrive d’être envahi de papiers entassés. Alors autant s’y mettre maintenant pour partir tranquille….

Mes lecteurs fidèles se souviendront peut-être d’un de mes billets, un peu ancien il est vrai : toute pile de papiers est une pile de décisions non prises. Pile ou tas, s’entend ! Il avait suscité à son époque, 2 ans déjà, quelques échanges intéressants sur la verticalité ou la psychologie de la pile.

La première décision est d’attaquer cette pile, alors place à la technique :

Suite et fin de l'interview d'Annie

J'ai feuilleté ton livre d'or qui fait voyager à lui tout seul. Je ne peux pas citer tous les témoignages positifs, il y en a trop (et je n'ai même vu que cela) alors je vais citer le dernier qui est représentatif de tous les autres : Il date du 20/3/2009 :

"Un premier arrêt, mais ce ne sera pas le dernier : l'accueil, le repas, la conversation, la chambre : tout est parfait."

Alors parle-moi de tes hôtes… Qui sont-ils ? Ou d’où viennent-ils ? J'ai vu l'Espagne, le Morbihan, la Région Parisienne, l'Italie, le Nord, … rien que le mois dernier…

Ce sont des personnes très différentes et d'origines géographiques très diverses : de Nouvelle Zélande, d’Australie, du Japon, des États Unis, d’Amérique du Sud en particulier le Brésil et le Mexique, et bien sûr beaucoup d’Européens, de Belgique, des Pays Bas, des Allemands…

Par exemple, nous avons des Allemands qui viennent depuis 19 ans, depuis nos débuts. Ils nous disent même avoir conçu leurs enfants chez nous… Notre taux de retour est de 30 %, ce qui est important.

Une dame belge est venue cette année, elle venait très souvent avec son mari mais il est décédé et elle a voulu montrer à ses petits enfants où ils passaient leurs vacances.

D'en face, nous voyons effectivement beaucoup de voitures belges ou hollandaises…

Oui, ils sont bien représentés.

Comment répondre à cette question pratique de façon simple ?

A un ex-futur employeur qui me posait un jour cette question lors d’un entretien de recrutement

- « Comment traitez-vous les urgences ? »

J’ai répondu :

- « Au feeling. »

Si cette réponse était un peu vague, elle avait le mérite d’être exacte !

Alors pour aider la débutante qui - j’imagine – a amerri sur ce blog avec cette question, voilà quelques éléments de réponses.

En préambule, il faut bien se rendre compte qu’il y a autant de cas d’urgence que de personnes ou de situations. Il y a l’urgence du chef de service toujours débordé, celle du collègue toujours en avance, celle du directeur toujours exigeant, celle du client toujours prioritaire,… et vous au milieu.

Je ne voudrais pas plagier tous les bons auteurs ou formateurs en organisation et autres spécialistes en gestion du temps (et ils sont pléthore) mais il y a bien une seule réponse : s’organiser.
Avec une déclinaison : anticiper.
Un grand homme a dit : « ne pas prévoir, c’est déjà gémir ». Et c’est Léonard de Vinci lui-même ! Simple non ?

Alors, en vrac, voilà quand même quelques conseils :

- Organisez-vous,

- Anticipez, faites des plannings, prenez de l’avance dès que possible,

- Quand on vous confie une tâche, demandez le délai en essayant de faire préciser les divers : tout de suite, ASAP, pour hier, TTU,...

Qui, pour amusants qu’ils sont, n’en sont pas moins plus vagues qu’il n’y parait.

- Faites des plannings, des rétroplannings,

- Prévoyez du temps dans les zones à risques (une heure avant une réunion, veille de voyages d’affaires,…)

- Posez des questions,

-Apprenez à laisser faire, à déléguer. Apprenez à donner vos propres délais.

Et vous verrez que rapidement les urgences prennent d’elles-mêmes un ticket et se mettent dans l’ordre.

Photo : char d'assaut imaginé par Léonard de Vinci, jardins du Clos Lucé.

Merci, Michel Slimani, de bien vouloir répondre à mes questions, plus précisément à mon étonnement : que de blogs à la Chambre de Commerce et d’Industrie du Loiret ! Une CCI 2.0 en somme ?

On peut en partie la qualifier ainsi. Mais il ne faut pas oublier que les TIC sont au service des hommes et de leur efficacité. Et non l’inverse.

Exact ! Avant d’entrer dans le vif du sujet, je vous présente à mes lecteurs : vous êtes chef de projet Communication Interne à la CCI du Loiret et un des artisans de cette construction collaborative d’un intranet 2.0. Alors quelle est l’origine de tous ces blogs ?

Il faut remonter à 2005 et à la volonté de la nouvelle équipe dirigeante de lancer une démarche de modernisation et d’accompagner fortement ce changement.

En quoi consistait cette modernisation ?

Elle était importante : changer fondamentalement de métier. Abandonner la posture d’expert et de sachant au profit d’une fonction de mise en relation des entrepreneurs.

En 2005, cela avait un petit côté visionnaire, voire révolutionnaire, pour une CCI ?

Certains classent leurs mails dans des dossiers ou sous-dossiers de leur boite de messagerie. Bon.
D’autres laissent tout « en vrac » dans la boite de réception, ce qui peut donner ce petit dialogue :

- MP, help ! Je ne peux plus ouvrir ma messagerie.

- J’arrive !

- Alors ?

- J’appelle l’assistance informatique, cela dépasse mes compétences.

Quelques temps plus tard :

- Alors votre messagerie ?

- Tout fonctionne. Mais on m’a dit qu’il y avait trop de messages.

- Puis-je regarder ? Mais, c’est normal, vous avez plus de 3 500 messages dans la boite de réception !

J’ai prévenu Marc de la publication de cette interview et il m’a envoyé ces photos des docks de Vancouver. Deux vous offrent une vue du haut des gigantesques portiques de chargement et déchargement des bateaux.

Merci Marc.

(pour garder le côté vivant, j’ai gardé les tournures orales du récit de Marc)

Marc, comment es-tu arrivé à Vancouver ? D’abord, pourquoi as-tu voulu partir de Suisse ?

La Suisse, c’est trop petit…

Tu as commencé par l’Angleterre je crois ?

Tu sais en Suisse il y avait beaucoup d’américains…et d’américaines, alors j’ai appris un peu l’anglais et puis j’ai eu une bonne amie anglaise qui est repartie là-bas alors je l’ai suivie. Je suis mécanicien auto, j’ai fait mon apprentissage en Suisse. Alors en Angleterre, j’ai trouvé du boulot chez Peugeot dans un garage, mais je n’avais pas le droit de travailler ailleurs, j’avais juste un permis pour ce garage là.

Et cela a duré 3 ans et puis je m’ennuyais, c’est toujours la même chose à réparer des Peugeot. Puis un jour, déjà je ne m’entendais plus trop bien avec ma bonne amie, j’ai vu une annonce pour le Canada où ils avaient besoin, comment tu dis « tradesmen », tu sais des électriciens, plombiers, mécano… Alors j’ai fait les papiers d’émigrant et tout.

Et tu es arrivé au Canada

Oui, je m’en souviens encore, c’était le 21 février 1975, j’ai débarqué à Montréal, il faisait froid !! Là j’ai fait le boulot de mécano dans un garage, je réparais des Fiat et des BMW, j’ai tenu 6 mois ! J’étais tout seul, mal payé.

C’est là que j’ai voulu aller à Vancouver pour voir l’autre côté. En fait je voulais aller dans l’Alberta pour travailler dans le pétrole ! Et je me suis retrouvé 6 semaines dans un camp de bucherons, là c’est dur, là tu travailles…
On parlait des ours, tu aurais vu, je voulais pas le croire au début, les gars ils me disaient, mais si, ce sont des ours qui ravagent tout et nous bouffent nos sandwichs. Il y a un vieux, il m’a pris par l’épaule, et m’a dit, viens voir mon p’tit gars, il m’a fait monter dans le camion, et à 300 m dans une clairière, il y avait une dizaine d’ours, ouououh…