Touline, cap sur la Bretagne

Le cru 2010 du salon des acteurs des métiers supports de l’entreprise et de l’assistanat passe du printemps à l’automne et déroulera les 18 et 19 novembre au CNIT La Défense.

De plus, ce salon change de nom et devient Office Expo.

Pourtant L’assistante se porte bien. Elle a supplanté la secrétaire qu’elle soit RH, Communication, de direction, commerciale, marketing (et autres spécifités). Serait-ce à dire que l’Office Manager va maintenant évincer l’assistante ? J’espère n’y voir qu’un anglicisme, et n’ose imaginer un retour en arrière. En effet, reléguer l’assistante à l’office serait bien la cantonner à servir le café.

Mais marchons avec la dynamique anglo-saxonne et l’évolution de nos missions, et si d’aventure cela vous stresse, Office Expo propose un questionnaire spécial assistante "quelle stressée êtes-vous" qui vous permettra peut-être… de vous sentir mieux.

Pour me faire pardonner cette ironie un peu surannée, je signale 2 ateliers particulièrement intéressants et d'actualité :

- La GED intuitive pour travailler autrement,

- Activer ses réseaux, un tremplin pour la carrière et la recherche d’emploi.

Bonne visite.

Je pourrais intituler plus précisement ce billet « de la collaboration entre un(e) jeune diplômé(e) et une moins jeune assistante ». Y a-t-il bien matière à billet ? Surement si on parle plus largement de l’accueil d’un jeune diplômé et de son intégration dans l’entreprise.
Mais je ne peux me permettre aucun point de vue général, n’étant ni spécialiste des ressources humaines ni manager d’équipe.

Sans prétention et dans le cadre du débat du mois, je vais juste parler du quotidien, basé sur mon expérience de moins jeune assistante et sous forme de conseil du bosco.

Donc, à nous autres assistantes de faire comprendre avec délicatesse :

Recruter une assistante de direction, c'est facile : il y a beaucoup de candidates.

Certaines agences d'intérim ne prennent même plus les CV : « trop de candidates, cela ne sert à rien : quand on a un poste, on publie une annonce, il faut surveiller ». Bon.

La semaine dernière une responsable RH m'a répondu, fort civilement et presque désolée d'avoir à répondre négativement, qu'elle avait reçu 220 candidatures pour un poste de secrétaire de direction.

Mais alors s'il y a pléthore de candidates, recruter une assistante de direction n'est peut-être pas si facile....

Quelle est la consommation annuelle moyenne de papier par personne au bureau ?

- 15kg (6 ramettes)

- 75kg (30 ramettes)

- 115kg (40 ramettes)

Quelle est la moins consommatrice d’énergie : la photocopie ou l’impression ?

Outre les réponses à ces questions, vous trouverez des astuces à intégrer dans votre organisation dans le Guide de l’écocitoyen au bureau, publié par l’ADEME Région Centre. 16 pages téléchargeables ici.

Et ce, sans faire concurrence à nos spécialistes de l’environnement et du développement durable sur Ouestjob ! Je pense à GreG, et son blog-emploi consacré à la gestion durable des espaces et des ressources naturelles ou à Denis, animateur QSE, qui sont des références dans ces domaines !

Annie et Jean-Yves Peschard reçoivent dans leur ferme du XIXème siècle, à Séris en Loir-et-Cher, au cœur du Val de Loire. Ils sont nos voisins, juste de l’autre côté de la rue. J’ai souhaité en savoir plus sur ce métier et Annie a bien voulu répondre à mes questions.

Annie, merci de prendre un peu de ton temps pour répondre à mes questions. Cela fait plusieurs années que nous sommes installés ici mais je ne sais même pas quand vous avez commencé cette activité de chambres d’hôtes ? Je précise pour mes lecteurs que Jean-Yves était agriculteur et a passé le relais de l’exploitation à votre fils depuis 2 ans.

Cela remonte en fait aux années 1972 ou 73…

Depuis si longtemps ? Je ne pensais pas…

Telles que tu connais ces chambres, cela fait 19 ans. Mais nous avions commencé avant. Jean-Yves avait des responsabilités dans le milieu agricole et un jour il est revenu d’une réunion du conseil d’administration de la fédération des exploitants agricoles où l’idée avait été lancée dans le département d’ouvrir les fermes aux citadins. Et cela nous a enthousiasmés. Nous avions une grande maison et pouvions mettre 2 chambres à disposition. Et c’est que nous avons fait.

Et cela a marché ?

Comment répondre à cette question pratique de façon simple ?

A un ex-futur employeur qui me posait un jour cette question lors d’un entretien de recrutement

- « Comment traitez-vous les urgences ? »

J’ai répondu :

- « Au feeling. »

Si cette réponse était un peu vague, elle avait le mérite d’être exacte !

Alors pour aider la débutante qui - j’imagine – a amerri sur ce blog avec cette question, voilà quelques éléments de réponses.

En préambule, il faut bien se rendre compte qu’il y a autant de cas d’urgence que de personnes ou de situations. Il y a l’urgence du chef de service toujours débordé, celle du collègue toujours en avance, celle du directeur toujours exigeant, celle du client toujours prioritaire,… et vous au milieu.

Je ne voudrais pas plagier tous les bons auteurs ou formateurs en organisation et autres spécialistes en gestion du temps (et ils sont pléthore) mais il y a bien une seule réponse : s’organiser.
Avec une déclinaison : anticiper.
Un grand homme a dit : « ne pas prévoir, c’est déjà gémir ». Et c’est Léonard de Vinci lui-même ! Simple non ?

Alors, en vrac, voilà quand même quelques conseils :

- Organisez-vous,

- Anticipez, faites des plannings, prenez de l’avance dès que possible,

- Quand on vous confie une tâche, demandez le délai en essayant de faire préciser les divers : tout de suite, ASAP, pour hier, TTU,...

Qui, pour amusants qu’ils sont, n’en sont pas moins plus vagues qu’il n’y parait.

- Faites des plannings, des rétroplannings,

- Prévoyez du temps dans les zones à risques (une heure avant une réunion, veille de voyages d’affaires,…)

- Posez des questions,

-Apprenez à laisser faire, à déléguer. Apprenez à donner vos propres délais.

Et vous verrez que rapidement les urgences prennent d’elles-mêmes un ticket et se mettent dans l’ordre.

Photo : char d'assaut imaginé par Léonard de Vinci, jardins du Clos Lucé.

Le blog emploi sort de l’écran ou de la presse spécialisée « emploi » pour se mettre à la portée de toutes et tous.
En témoigne un article de Maxi paru le 23 février 2009 sur les bons plans économiques et efficaces de la recherche d’emploi : utilisez Internet pour faire parler de vous.
Vous y trouverez une petite interview de l’animateur de ce blog.

Le blog emploi ne s’adresse plus uniquement aux métiers spécialisés dans les nouvelles technologies, la communication, le marketing, les médias et le multimédia...

Le blog emploi devient pour tous un prolongement au CV, un outil moderne de présentation de ses compétences, un lieu d’échanges et d’entraide…

Aux lectrices et lecteurs qui découvrent ce blog, ayant bien voulu s’intéresser à mes propos recueillis par la journaliste Céline Deval, promenez-vous sur ce site et d’autres et venez nous rejoindre !
Sur RégionsJob vous pouvez même vous faire parrainer pour vous aider à vous lancer…

Merci de votre visite et à bientôt.

EDIT du 5/3/09 : Voici l'article avec l'aimable autorisation de la rédaction de Maxi :

Merci, Michel Slimani, de bien vouloir répondre à mes questions, plus précisément à mon étonnement : que de blogs à la Chambre de Commerce et d’Industrie du Loiret ! Une CCI 2.0 en somme ?

On peut en partie la qualifier ainsi. Mais il ne faut pas oublier que les TIC sont au service des hommes et de leur efficacité. Et non l’inverse.

Exact ! Avant d’entrer dans le vif du sujet, je vous présente à mes lecteurs : vous êtes chef de projet Communication Interne à la CCI du Loiret et un des artisans de cette construction collaborative d’un intranet 2.0. Alors quelle est l’origine de tous ces blogs ?

Il faut remonter à 2005 et à la volonté de la nouvelle équipe dirigeante de lancer une démarche de modernisation et d’accompagner fortement ce changement.

En quoi consistait cette modernisation ?

Elle était importante : changer fondamentalement de métier. Abandonner la posture d’expert et de sachant au profit d’une fonction de mise en relation des entrepreneurs.

En 2005, cela avait un petit côté visionnaire, voire révolutionnaire, pour une CCI ?

Ah, les fournitures de bureau !
La bête noire du service Achats.
Un des marchés les plus longs à traiter, pas forcément compliqué, mais lourd !
Comparaison des prix crayon par crayon. Chacun y tient à son uniball à pointe fine mais grip antidérapant.
Pointe demi-fine, extra fine, ultra fine…grip lisse ou grip ergonomique.
Il y a de l’affectif dans ce marché là.

Jeanne d’Arc comme vous ne l’avez jamais vue… je ne cherche pas à faire de concurrence à Carole et à ses superbes photos de Paris illuminé, mais à montrer l’embellissement festif de la place du Martroi à Orléans vu d’en haut (et de mon bureau).

Jeanne contemple du haut de ses 6 siècles (non, je n’ai fait aucun emprunt à un certain stratège admiré par Christian) la foule de ses descendants (si j’ose dire) tourner autour de son piédestal.

Sur la glace, les patineurs tournent dans un sens.
A contre sens les badauds, le long des échoppes de Noël.
Et encore dans l’autre sens, les pressés, ceux qui prennent les extérieurs pour rejoindre quelqu’occupation moins futile.
Des volutes d’odeurs tournoient dans l’air froid et Jeanne pourrait les reconnaitre : marrons grillés, crêpes, poêlées campagnardes, vin chaud aux épices,...

Et quand le carrousel du temps laissera place à 2009, Jeanne retrouvera sa sérénité.

Bonne année à tous